スキャナ保存電子化の時代へ

さまざまな面で電子化が進み、税務分野においても電子化が進展すると考えられます。

文書の電子化の導入に、次のような疑問や希望がありませんか。

小規模企業でも可能ですか

どのようなシステムを利用すればいいか

環境に配慮して紙を減らしたい

経理業務を効率化したい

書類の保管スペース、業務処理のコストを減らしたい

取引先や社内からの過去の取引に関する電話対応など事務負担を減らしたい

内部統制を整備してコンプライアンスを強化したい

国税関係書類のスキャナ保存制度を活用することで解決できます。

スマホ撮影による保存が可能になるなど、適用のハードルが引き下げられました。

中小企業者でも、活用できます。

ご相談ください。

スキャナ保存とは

税法では、文書を紙で保存することを原則としています。

しかし、電子帳簿保存法によって、文書を電子データ等で保存することも特例として認められています。

スキャナ保存は、この法律で定められた文書の保存方法です。

スキャナ保存は、納税者の国税関係帳簿書類の保存に係る負担の軽減を図る観点から創設されました。

国税関係書類の保存は、申告納税制度の基礎をなすものであるため、

あらかじめ税務署長の承認を受け、かつ、適正公平な課税の確保に必要な一定の要件に従った形で、

電磁的記録等の保存を行うことが条件です。

この要件は、不正の余地の少ないよい会社となるためのものでもあり、決して難しい要件ではありません。

不正の無い良い会社を目指しませんか     

小規模企業も可能です

スキャナ保存は、適正公平な課税の確保のため必要な一定の要件に従った形で特例として認められています。

要件の一つに、「適正事務処理要件」があり、

相互けんせいのため、各事務について、それぞれ別の者が行う体制をとる必要があり、最低3名が必要です。

しかし、小規模事業者の特例として、企業の担当者、税理士の2名で導入が可能で、従業員の少ない企業でも導入することができます。

適正事務処理要件は、スキャナ保存前の紙書類の改ざん防止のための要件です。

要件を充たし不正の起こりにくい、よい企業となるために、スキャナ保存制度を導入しませんか。      

どのようなシステムを使えばよいでしょうか

「TKC証憑ストレージサービス」を利用すれば、スキャナ保存制度の要件を充足するとともに、経理業務の効率もアップします。

TKC証憑ストレージサービスは、証憑をスキャンしデータセンターにデータを送信・保存するとともに、

スキャン時にOCR機能で証憑の取引先名や取引金額などをデータ化して読み取り、

そのデータをもとに財務会計システムに仕訳を確認計上します。

入力業務が大幅に省力化でき、仕訳データと証憑は完全に紐つけられ、検索確認のコストが節約できます。

環境に配慮して紙を少なくしたい

国税関係帳簿書類については税務署長の承認を受けた場合には、一定の要件の下で、

電磁的記録等による保存が認められています。

つまり、総勘定元帳等は紙で保存する必要はなくなります。

伝票や証憑については、 スキャナ保存が特例として認められ、スキャナで保存し事後検査をして原本廃棄となり、仕事が完結し、分別しリサイクルし資源として活用することができます。

紙でファイリングする場合、整理整頓し、7年間保有する必要があります。

その後の分別リサイクルは時間と手間がかかります。

スキャナ保存を導入して、業務を改善、環境にやさしい企業となりませんか。     

書類の保管スペースのコストを減らしたい

国税関係帳簿書類は、7年の保有の必要があります。

日本経済団体連合会の試算では、税務書類の紙による保存コストは年間で約3千億円といわれています。

キャビネットなどが不要になる等だけで、コスト削減になると期待されます。

過去の取引の電話対応などの事務負担を少なくしたい

伝票や証憑を紙でファイリングした場合、必要な証憑を探すには手間も時間もかかります。

スキャナ保存制度では、証憑と帳簿が紐つけされます。

伝票と証憑が同時に確認できるため、取引先や社内の問い合わせの対応が大幅に改善されます。     

タックスコンプライアンス

スキャナ保存制度では、スキャナ保存前の改ざん防止の観点から「適正事務処理要件」が定められています。

スキャナ保存を導入し、不正の余地を少なくすると、無駄な業務が少なくなります。

企業の社会的責任に対する関心が高まってきています。法令を遵守し、社会に貢献していくことができれば、よい企業となる道です。